חתימות אלקטרוניות ככלי לרציפות עסקית, יגאל ארנון ושות' עורכי דין
כתוצאה מן המגיפה העולמית בעקבות נגיף ה-COVID-19 עסקים רבים הקטינו באופן דרסטי את כמות כוח האדם הנמצא בפועל במקום העבודה על מנת לעמוד בהוראות תקנות שעת חירום (נגיף הקורונה החדש – הגבלת פעילות), התש"ף-2020 והנחיות משרד הבריאות. חלקים נרחבים מכוח האדם עובדים מהבית או ממקומות אחרים מחוץ למקום העבודה הקבוע. העסקים חייבים להתמודד עם מטרה שנעה כל הזמן ולמצוא פתרונות חדשים-ישנים לאתגרים שעולים בקשר עם המצב הסבוך.
בעוד ארגונים מיישמים תוכניות לרציפות עסקית, יש לזכור כי פעולות משפטיות רבות, אשר בדרך כלל נעשות באמצעות חתימה פיזית, יכולות להתבצע באמצעות חתימה אלקטרונית בהתאם לדין הישראלי. כך, חברות יכולות להשתמש בחתימה אלקטרונית על מנת להמשיך בפעילות העסקית והמשפטית גם כאשר נושאי המשרה או העובדים אינם נמצאים באופן פיזי במקום העבודה או אינם יכולים להיפגש פיזית עם הצד השני.
השימוש בחתימה אלקטרונית בישראל מוסדר באמצעות חוק חתימה אלקטרונית, התשס"א – 2001 (להלן "חוק חתימה אלקטרונית"). בעוד החוק אינו חדש, הוא תוקן בשנת 2018 על מנת לאפשר שימוש נרחב יותר בחתימה אלקטרונית.
ישראל אימצה שיטה מדורגת בכל הנוגע לחתימה אלקטרונית, לפיה לכל סוג של חתימה ישנו משקל ראייתי שונה. חוק החתימה האלקטרונית קובע כי ישנם שלושה סוגים של חתימה דיגיטלית: (א) חתימה אלקטרונית רגילה (ב) חתימה אלקטרונית מאובטחת ו-(ג) חתימה אלקטרונית מאושרת.
1) חתימה אלקטרונית רגילה יכולה לשמש, באופן עקרוני, לחתימה על סוגי ההסכמים השכיחים שהחברה חותמת עליהם ביום-יום. יש לציין כי לנסיבות של כריתת החוזה והחתימה עליו תהא השפעה ניכרת על המשקל הראייתי של החתימה האלקטרונית הרגילה. דוגמא אחת ומוכרת לחתימה אלקטרונית רגילה הנה קובץ PDF של חתימה בכתב יד אשר מצורפת להסכם. בהתחשב בנסיבות, חתימה רגילה יכולה להספיק להסכמים שעליהם חותמים עם עובדי החברה, כגון הסכמי העסקה, הסכמי שמירה על סודיות, הסכמי הסבת קניין רוחני ועוד. כמו כן, חתימה אלקטרונית רגילה מספיקה עבור הסכמים מסחריים בין חברות שונות, לרבות הסכמי סודיות, טפסי הזמנות, אישורי הזמנות, חשבוניות, הסכמי רכש, הסכמי הפצה, הסכמי שירותים ועוד. גם על הסכמים עם צרכנים אפשר לחתום עם חתימה אלקטרונית רגילה. הסכמים הללו כוללים הסכמי פתיחת חשבון, תנאי מכר, הסכמי שירותים, עלונים לצרכן ותנאי שימוש . גם הסכמים יותר "כבדים" הקשורים לזכויות יוצרים, לפטנטים ולסימני מסחר ניתנים לחתימה על ידי חתימה אלקטרונית רגילה. אלו הם הסכמי הרישיון למיניהם, לרבות רישיונות שימוש לתוכנה. כמו כן, ניתן לחתום על רוב מסמכי התאגיד, לדוגמא החלטות הדירקטוריון של חברה או החלטות בעלי המניות על ידי חתימה אלקטרונית רגילה.
בעוד שבאופן תאורטי, ברוב המקרים, חתימה אלקטרונית רגילה היא מספקת למקרים המצוינים מעלה, אמינות החתימה עולה יחד עם דירוג סוגי החתימה. לכן, כשרוצים לחתום על הסכמים יותר רגישים או חשובים, יש לשקול שימוש בחתימה המספקת וודאות ואמינות גבוהות יותר. בנוסף, במקרים מסוימים שותפיה העסקיים של החברה עשויים לדרוש סוג חתימה אמין יותר כחלק מהמדיניות הפנימית שלהם.
יש לציין כי נטל ההוכחה בנוגע לזהות החותם מועבר במידה מסוימת ליוצר המסמך, במקרים בהם חברות מסחריות מציעות טובין או שירותים בחוזים אחידים וסטנדרטיים והלקוח חותם על החוזים הללו באמצעות חתימה אלקטרונית. בהקשר זה, החברה מציעה את החוזה הסטנדרטי שלה לחתימה, והיא הגורם הקובע כיצד החוזה ייחתם, החברה היא הנושאת בנטל ההוכחה כי הלקוח אכן קשור לחתימה האלקטרונית המוצמדת אל החוזה, אלא אם מדובר בחתימה אלקטרונית מאובטחת. בדרישה זו, חוק החתימה האלקטרונית תואם לחוק החוזים האחידים, תשמ"ג-1982 שקובע כי תנאים מסוימים בחוזה אחיד, שנקבעים על ידי החברה שניסחה את חוזה האחיד, יכולים להיחשב לתנאים מקפחים שדינם להתבטל על ידי בית הדין לחוזים אחידים.
2) חתימה אלקטרונית מאובטחת
חתימה אלקטרונית מאובטחת הינה חתימה אלקטרונית אשר מתקיימים בה כל התנאים הללו: (א) היא ייחודית לבעלים של אמצעי החתימה, (ב) היא מאפשרת זיהוי לכאורה של בעל אמצעי החתימה, (ג) היא הופקה ב'אמצעי חתימה' – תוכנה או כרטיס חכם – ואמצעי חתימה זה נמצא בשליטה הבלעדית של בעל אמצעי החתימה ו-(ד) היא מאפשרת לזהות שינוי שבוצע במסר האלקטרוני לאחר החתימה. דוגמא שכיחה לחתימה אלקטרונית מאובטחת היא חתימה באמצעות DocuSign או אמצעים דומים.
חתימה אלקטרונית מאובטחת קבילה בכל הליך משפטי כראיה לכאורה שהמסמך לא שונה לאחר החתימה וכי המסמך נחתם על ידי אמצעי החתימה המדובר. עם זאת, לאחר התיקון של 2018, החתימה האלקטרונית המאובטחת כבר אינה ראיה לכאורה לזהות החותם.
מענקי אופציות, וכן המסמכים שצוינו למעלה במסגרת חתימה אלקטרונית רגילה, יכולים להיות חתומים על ידי חתימה אלקטרונית מאובטחת.
3) חתימה אלקטרונית מאושרת
סוג שלישי של חתימה אלקטרונית, חתימה אלקטרונית מאושרת, הינה חתימה אלקטרונית מאובטחת אשר לגביה הוצאה תעודה אלקטרונית על ידי גורם מוסמך שנרשם על פי החוק. מכיוון שהתעודה הזו מסופקת על ידי גורם מוסמך על פי חוק, היא מבטיחה כי החתימה אכן מאובטחת. אך ורק חתימה אלקטרונית מאושרת הינה ראיה לכאורה לכך שהמסמך נתחם על ידי האדם המצוין כבעל החתימה האלקטרונית. נכון לעכשיו, שתי חברות בישראל הינן מוסמכות להוציא חתימות אלקטרוניות מאושרות – Comsign (https://www.comsign.co.il/) ו-PersonalID (https://www.personalid.co.il/).
בכל הנוגע לצוואות ומסמכים קשורים, במקרים בהם החוק מתיר חתימה אלקטרונית, רק חתימה אלקטרונית מאושרת תעמוד בדרישות החוק.
ב-29 במרץ, הרשות להגנת הפרטיות, באמצעות ממלא מקום רשם "גורמים מאשרים לעניין חוק חתימה אלקטרונית" פרסמה שתי הנחיות (כהוראות שעה) כחלק מהמאבק הכללי לצמצום הסיכון להידבקות במחלת הקורונה. ההנחיות דנות בדרך בה הגורם המאשר יפעל בזמן הנפקת תעודה אלקטרונית למבקש התעודה וגם בקשר לסוגיית תהליך ביצוע חידוש מרחוק לתעודה אלקטרונית מאושרת קיימת.
בימים טרופים אלו, בהם אנחנו נדרשים לשנות בצורה קיצונית את שיטות העבודה שלנו ולהמעיט בפגישות פנים אל פנים, אפשר להתנחם בעובדה שהדין הישראלי מאפשר לנו פתרונות אלקטרוניים לניהול העסקים. חוק החתימה האלקטרונית מספק לנו כלי חיוני להמשכיות עסקית בזמנים הסבוכים הללו, על ידי כך שהוא מאפשר לחברות לחתום על חוזים מרחוק, דרך האינטרנט.
